AUTO CLUB CONTES CATEGORY

AUTO CLUB CONTEST CATEGORY

PROSEDUR UMUM

Keterangan Prosedur Pendaftaran :

1. Kegiatan ini terbuka untuk Club Community yang terbentuk Minimal memiliki 5-6 Anggota/Crew Club Community,  yang memiliki Hobi modifikator ataupun pemilik mobil. Tidak terbatas pada merk, tipe, jenis & tahun pembuatan.
2. Wajib membaca dan memahami isi buku regulasi & kategori yang telah dibagikan.
3. WAJIB MENGISI FORMULIR PENDAFTARAN & LEMBARAN DATA SPESIFIKASI MODIFIKASI DENGAN LENGKAP (serta KTP dan STNK) dan diserahkan kepada panitia pada saat TECHNICAL MEETING atau paling lambat pada saat daftar ulang.
4. Peserta berkewajiban mematuhi semua prosedur pendaftaran atau panitia berhak menolak peserta yang tidak memenuhi standar prosedur pendaftaran.
5. Dengan menandatangani formulir pendaftaran,maka pihak kontestan tunduk kepada hukum seperti yang tertera di dalam buku Regulasi & Kategori ini.

BIAYA PENDAFTARAN

• Biaya pendaftaran untuk Club Community Wilayah Kota Ambon adalah Rp 2,750,000,-
• Biaya pendaftaran untuk Club Community Luat Wilayah Kota Ambon adalah Rp 3,750,000,-.

REKENING PEMBAYARAN

1. Peserta wajib mengirimkan BUKTI TRANSFER di scan dan di email ke lotov.autocafeparking@gmail.com 
2. Bukti transfer yang dikirim wajib diberi kode “nama kota, nama pendaftar_ no space” misalnya “Sby, Andi 32-35”
3. Peserta diharapkan mematuhi tatacara transfer untuk memudahkan pengecekan pihak finance pada saat validasi pembayaran.
4. Semua pembayaran wajib dilakukan melalui transfer.
5. Pendaftaran dianggap sah apabila dana telah diterima di rekening Penyelenggara.
6. Peserta diharapkan untuk tidak membayar secara tunai kepada Individual/PIC penyelenggara.
7. Semua pembayaran dilakukan melalui transfer ke :

Bank Muamalat Cabang Ambon

Nomor Rekening                   : 0001638660

Atas Nama                             : CV. FLATINUM HOME PRODUCTION

Bukti pembayaran harap dibawa dan difotokopi serta diserahkan copynya waktu registrasi ulang.

PROSEDUR PEMESANAN TEMPAT

1. Peserta dapat memesan tempat kepada panitia melalui PIC (Personal in Charge) Team Flatinum Home Production dan Team Management Ambon City Center ataupun PIC yang ditunjuk.
2. Peserta wajib membayar booking fee Rp 3.500.00,- /space/mobil untuk Area Indoor Rp 2.500.00,- /space/mobil untuk Area Outdoor  maksimal 3 hari setelah pemesanan tempat diterima.
3. Booking fee dilayani melalui telepon dan maksimal 3 (tiga) hari setelah pemesanan dilaksanakan maka peserta wajib melakukan pembayaran booking fee.
4. Space di layout baru akan di plot atas nama komunitas/bengkel/perorangan, apabila booking fee sudah diterima.
5. Selama belum diterima booking fee maka space yang diminta belum di plotting
6. Bila transfer dilaksanakan melebihi 3 hari, maka panitia tidak dapat menjamin tempat yang dipesan dan panitia berhak menawarkan space yang ada kepada komunitas / pemilik mobil lain.
7. Booking fee tidak dapat dialihkan kepada peserta lain
8. Booking fee tidak dapat dibatalkan, dan space yang sudah dipesan wajib dipergunakan.
9. Pelunasan pembayaran space bagi peserta yang sudah membooking area nya, selambat-lambatnya adalah 14 hari sebelum event dilaksanakan.
10. Pengurangan jumlah space yang sudah dibooking secara sepihak, maka booking fee dianggap hangus dan tidak dapat dipergunakan sebagai pembayaran peserta.
11. Pihak Penyelenggara berhak menggunakan atau menjual space kepada pihak lain apabila space yg telah di booking tapi tidak dilunasi pada waktu yang telah di tentukan.

Sebagai contoh:

Pada tanggal 10 Juni, Komunitas A melaksanakan pemesanan space sebanyak 8 space. Booking fee yang dibayar pada tanggal 13 Juni adalah Rp 500,000 x 8 space yaitu Rp 4,000,000,-

Pada saat technical meeting, komunitas A menyatakan hanya akan menggunakan 6 space dari total 8 space yang dipesan. Biaya yang harus dibayar adalah 6 space x 500,000,- = Rp 3,000,000,-

Booking fee 2 space x Rp 500,000,- = dianggap hangus dan tidak dapat diakumulasikan kepada kekurangan pembayaran.

12. Pembayaran booking fee wajib dilaksanakan melalui transfer.

13. Pihak Penyelenggara tidak bertanggungjawab atas booking fee yang diberikan secara tunai kepada     

     personel pihak penyelenggara tanpa konfirmasi terlebih dahulu kepada pihak Finance.

14. Peserta diharapkan mengkonfirmasi kepada pihak penyelenggara terhadap individu yang 

     mengatasnamakan pihak penyelenggara untuk melaksanakan penagihan peserta.

PENGUNDURAN DIRI KEPESERTAAN
Setiap peserta yang mengundurkan diri dari perlombaan wajib mengisi lengkap formulir dan menyerahkan kepada panitia seperti tertera dalam formulir. Peserta yang mengundurkan diri maka biaya kepesertaan tidak dapat diambil.

KEAMANAN & KEBERSIHAN
PROSEDUR KEAMANAN

1. Kelengkapan mobil peserta.
2. Peserta harus menempatkan SPG/pengawas untuk menjaga mobilnya selama pameran berlangsung.
3. Peserta wajib menyediakan tenaga untuk menjaga keamanan mobil pribadinya atau membuat pembatas untuk keamanan mobil display.
4. Pihak penyelenggara tidak bertanggungjawab terhadap semua kehilangan dan kerusakan yang terjadi terhadap mobil dan dekorasi mobil pada jam event berlangsung.
5. Check List Barang & Mobil
6. Panitia menyediakan keamanan/guard di sekitar wilayah pameran untuk mengawasi arus pengunjung, namun petugas keamanan tidak bertanggungjawab atas mobil dan aksesoris peserta selama acara berlangsung.
7. Proses check list serah terima kendaraan akan dilaksanakan di malam hari setelah pameran usai, antara pukul 21.30 sampai dengan 22.30 WIB.
8. Peserta wajib menunggu sampai terjadinya proses check list.
9. Peserta yang tidak melaksanakan check list, maka panitia tidak bertanggung jawab atas keamanan standnya dan dianggap masih dijaga oleh pemilik mobil atau barang.
10. Peserta yang meninggalkan lokasi sebelum check list, maka keesokan harinya juga tidak akan dilaksanakan check list.

PROSEDUR KEBERSIHAN

1. Peserta hanya boleh membersihkan mobilnya sebatas hanya mengelap kering atau menghilangkan debu.
2. Proses membersihkan mobil hanya boleh dilaksanakan selama 30 menit sebelum pameran dibuka dan 30 menit setelah pameran ditutup.
3. Di luar jadwal yang diijinkan, maka peserta dilarang melakukan aktivitas terhadap mobilnya.
4. Pihak keamanan berhak mengingatkan peserta ataupun team-nya yang melakukan pembersihan mobil di luar jadwal yang seharusnya.

ASURANSI

1. Peserta diharapkan mengasuransikan mobilnya.
2. Panitia tidak bertanggungjawab atas apapun yang terjadi selama persiapan, loading in, pada saat acara berlangsung sampai loading out baik kehilangan maupun kerusakan.

LOADING
JADWAL LOADING

1. Jadwal loading akan diinformasikan pada saat Technical Meeting.
2. Jadwal loading adalah mulai pukul 21.00 WIB/WITA untuk kategori mall dan pukul 15.00 WIB/WITA untuk kategori Convention Hall/Building.

PROSEDUR LOADING

1. Peserta wajib datang tepat waktu.
2. Peserta yang sudah membayar melalui transfer wajib membawa bukti transfer (copy + asli) sebagai bukti pembayaran pada saat kegiatan daftar ulang berlangsung.
3. Peserta wajib mendaftar ulang untuk mendapatkan stiker pas masuk sebagai bukti telah datang ke lokasi sesuai waktu yang ditentukan.
4. Peserta diharapkan untuk hadir tepat waktu memasukkan mobil (loading) sesuai dengan waktu yang ditetapkan oleh panitia untuk kepentingan bersama.
5. Apabila melewati waktu yang telah ditentukan, maka peserta akan dikenakan denda dan mobil tidak dapat menempati posisi pada saat booking.

PENGATURAN PENEMPATAN MOBIL

1. Pengaturan peserta diatur oleh panitia berdasarkan display mobil secara keseluruhan (stage, keberadaan SPG, dan lain-lain).
2. Peserta wajib mendaftar ulang untuk mendapatkan stiker pas masuk (sticker scrutineering) sebagai bukti telah datang ke lokasi sesuai waktu yang ditentukan.
3. Peserta wajib datang tepat waktu. Keterlambatan akan dikenai denda dan posisi kendaraan tidak bisa menempati layout yang telah disepakati.
4. Peserta diwajibkan datang ke area loading untuk prosesi daftar ulang pada saat loading.

PIALA-HADIAH-PENGHARGAAN
Pembagian hadiah dilakukan pada hari terakhir dan jam yang telah ditentukan. Semua peserta wajib mengikuti acara tersebut. Bila para pemenang tidak hadir, maka mereka akan kehilangan hak untuk mendapatkan penghargaan (uang tunai piala dan piagam), kecuali ada perwakilan. Bila tidak ada perwakilan, piala akan dikirimkan kepada pemenang, dan segala biaya yang keluar dalam proses pengiriman tersebut menjadi tanggung jawab peserta.

HADIAH KELAS SPONSOR

AMBON CITY CENTER

Hadiah : Voucher Belanja senilai Rp. 1.500.000,- (ke seluruh Outlet ACC)
Hadiah : Voucher Tour Wisata Bali PP (2 Person) + Akomodasi Senilai Rp. 1.000.000,-

HADIAH EVENT

AUTOCLUB CONTEST EXTREME               :    Piala + Piagam + Uang Tunai Rp 3.000.000,-.

AUTOCLUB CONTEST ELEGANT                :    Piala + Piagam + Uang Tunai Rp 2.500.000,-.

AUTOCLUB CONTEST RACING                   :    Piala + Piagam + Uang Tunai Rp 2.500.000,-.

AUTOCLUB CONTEST STREET RACING      :    Piala + Piagam + Uang Tunai Rp 1.500.000,-.

DOKUMENTASI & SESI PHOTO

1. Penyelenggara berhak untuk mempublikasikan, menggunakan foto-foto ataupun video yang diambil selama acara berlangsung untuk kepentingan promosi event kepada mediamassa, baik cetak maupun siar.
2. Peserta yang terpilih dan pemenang wajib mengikuti sesi foto yang dilaksanakan oleh panitia H+1 (satu hari setelah pengumuman pemenang dan berakhirnya kegiatan).
3. Peserta yang mengikuti sesi foto wajib tetap memasang seluruh sticker sponsor pada sessi selesai Event

TECHNICAL MEETING & BRIEFING PESERTA

1. Peserta wajib mengisi formulir pendaftaran dan melunasi segala biaya administrasi yang ada, selambat-lambatnya pada saat Technical Meeting.
2. Apabila setelah Tehnical Meeting/pendaftaran peserta belum menyelesaikan masalah administrasi, maka peserta dianggap gugur/tidak ikut dan biaya yang sudah masuk dianggap hangus.
3. Technical Meeting akan dilaksanakan pada H-4 sebelum pelaksanaan event.
4. Untuk lokasi TM akan diberitahukan kemudian mengenai tempat dan waktunya.
5. Peserta kontes mobil dan rumah modifikasi wajib menghadiri Technical Meeting.
6. Bukti absensi pada Technical Meeting menjadi syarat diterimanya regulasi terakhir yang disepakati bersama dan akan digunakan panitia sebagai dasar/bukti untuk peserta melaksanakan complain.
7. Info terbaru mengenai regulasi dan kategori terakhir (update) beserta ketentuan-ketentuan tehnis lainnya yang akan dilaksanakan pada saat event berlangsung diberikan pada saat Technical Meeting.
8. Peserta yang tidak menghadiri Technical Meeting dianggap menyetujui hasil dan perubahan yang dibicarakan selama Technical Meeting.
9. Bila dianggap perlu, maka akan diadakan briefing peserta oleh team juri.
10. Briefing akan diinformasikan jadwal dan tempatnya melalui pengumuman MC.
11. Briefing/Technical Meeting dapat diikuti oleh 1 orang/mobil. Untuk peserta klub/bengkel modifikasi dengan jumlah peserta di atas 5 mobil/klub atau bengkel, dapat diwakili maksimal oleh 5 orang.
12. Informasi-informasi tambahan ataupun pengumuman kepada peserta dapat diinformasikan melalui MC ataupun berupa pengumuman yang ditempel di kaca depan mobil peserta yang bersangkutan.
13. Peserta diharapkan memahami prosedur ini agar dapat memperoleh informasi-informasi terbaru dari

PENILAIAN, PENJURIAN & SISTEM POINT
JADWAL PENILAIAN & PENJURIAN

1. Penjurian dilaksanakan mulai hari pertama sampai dengan hari terakhir dan tiap harinya di mulai dari pukul 13.00 WIB/WITA.
2. Pada saat penjurian peserta/modifikator/wakilnya diwajibkan hadir untuk mempresentasikan modifikasi mobilnya.
3. Juri akan memberikan paraf di sticker scrutineering terhadap mobil yang sudah diperiksa.
4. Apabila telah 2 kali dikunjungi oleh team juri tidak ada pemilik/wakilnya, maka peserta dianggap gugur (diskualifikasi). Peserta diharuskan untuk memperhatikan jadwal penjurian untuk menghindari diskualifikasi akibat ketidakhadirannya.
5. Keputusan juri tidak dapat diganggu gugat, panitia tidak bertanggung jawab atas keputusan juri yang independent.

PENGURANGAN POINT

1. Peserta yang tidak menghadiri Technical Meeting : 5 point
2. Pengurangan 5 point bagi peserta yang mendistribusikan produk/brosur/kartu nama non sponsor.

PENAMBAHAN POINT

1. Bisa melakukan presentasi modifikasi mobilnya dengan baik : 1 point.
2. Mendisplay mobil disertai dengan SPG : 1 point.
3. Menghadiri technical meeting : 2 point.
4. (Peserta Final Battle dari luar kota Ambon tetap berhak mendapatkan tambahan 2 poin meskipun tidak menghadiri Tecnical Meeting).

PROSEDUR DISIPLIN, PENALTI DAN DISKUALIFIKASI PESERTA

1. Panitia berhak untuk mendiskualifikasi peserta yang tidak mematuhi peraturan dengan baik.
2. Peserta wajib menjaga ketertiban dan kesopanan selama persiapan, loading in, pada saat acara berlangsung sampai loading out.
3. Peserta dilarang membawa dan minum-minuman beralkohol, benda tajam, benda berbahaya selama persiapan,loading in, pada saat acara berlangsung sampai loading out.
4. Peserta tidak diijinkan untuk melakukan tindakan yang membahayakan peserta lain, pengunjung, Panitia dan Tim Juri, atau diri sendiri selama acara.
5. Peserta harus menjaga ucapan dan tindakan selama acara berlangsung untuk ketertiban bersama.
6. Peserta yang melanggar prosedur disiplin ataupun dianggap tidak sopan, membahayakan peserta lain, Panitia dan Tim Juri, atau jalannya acara, dapat diskualifikasi dan dikeluarkan dari ruangan pameran.
7. Peserta WAJIB sudah MENGISI DAN MENYERAHKAN form spesifikasi modifikasi kepada panitia, paling lambat pada saat loading in. Form spesifikasi wajib diisi dengan benar sesuai dengan kenyataan. Bila form tidak diisi dan diserahkan, dan atau terjadi kesalahan pengisian, maka akan berakibat hukuman berupa pengurangan point minimal 20 point, dan maksimal DISKUALIFIKASI. Sedangkan untuk pengisian form yang dimanipulasi akan berakibat langsung DISKUALIFIKASI.
8. Mobil harus tetap berada di arena kontes selama acara berlangsung. Pelanggaran atas pasal ini berupa DISKUALIFIKASI dan segala biaya yang diakibatkan oleh proses pengeluaran mobil sebelum acara selesai, sepenuhnya menjadi tanggung jawab peserta yang bersangkutan. Panitia berhak untuk menolak mengeluarkan mobil peserta.
9. Mengubah, menambah, mengurangi dan membetulkan kreasi modifikasi mobil setelah daftar ulang (scrutineering) berakibat DISKUALIFIKASI.
10. Melakukan perubahan atau tindakan yang bersifat menambah, mengurangi atau memperbaiki kendaraannya, dalam ruangan kontes, langsung DISKUALIFIKASI.
11. Peserta yang tidak ada/tidakmendampingi kendaraannya tanpa melapor kepada pihak panitia, setelah 2 kali kunjungan oleh Team Juri, berakibat DISKUALIFIKASI.
12. Berbuat diatas toleransi kewajaran terhadap panitia dan Team Juri pada saat event masih berlangsung akan di DISKUALIFIKASI.
13. Apabila peserta melewati batas waktu loading/memasukkan mobil yang telah ditentukan dan menolak mengikuti ketentuan prosedur denda, akan di DISKUALIFIKASI.
14. Penalty untuk keterlambatan loading akan dikenakan pengurangan point sebanyak 5 point.
15. Keterlambatan akan dikenai denda dan posisi kendaraan tidak bisa menempati layout yang telah disepakati.
16. Peserta diwajibkan datang ke area loading untuk daftar ulang pada saat H-1 sejak pukul 13.00 WIB/WITA di saat pelaksanaan event.
17. Menyalakan mesin atau sistem audionya di dalam ruangan tanpa seijin panitia.

Denda keterlambatan:
Point 1
(Jika pelaksanaan event di gedung (convention hall)).
18.18.1.1 Antara pukul 18.00 – 20.00 WIB / WITA Denda Rp 150,000,-
18.18.1.2 Antara pukul 20.01 – 22.00 WIB / WITA Denda Rp 250,000,-
18.18.1.3 Antara pukul 22.01 – 24.00 WIB / WITA Denda Rp 500,000,-
18.18.1.4 Peserta yang hadir di atas 3 periode jam tersebut di atas akan dikenai denda Rp 1,000,000,- dan mobil VIP + penalti – 20 point.

Point 2
18.18.2.1 Antara pukul 24.00 – 01.00 WIB / WITA Denda Rp 150,000,-
18.18.2.2 Antara pukul 01.01 – 02.00 WIB / WITA Denda Rp 250,000,-
18.18.2.3 Antara pukul 02.01 – 03.00 WIB / WITA Denda Rp 500,000,-
18.18.2.4 Peserta yang hadir di atas 3 periode jam tersebut diatas akan dikenai denda Rp 1,000,000,- dan mobil VIP + penalti – 20 point.

Note :
Denda ini dibuat untuk mendisiplinkan peserta dan dibuat semata-mata untuk edukasi peserta agar tepat waktu untuk loading. Dengan disiplin waktu, maka peserta yang telah datang terlebih dahulu/tepat waktu tidak menunggu terlalu lama untuk memasukkan mobil dikarenakan peserta yang terlambat datang menutupi jalan peserta yang lain.

PROSEDUR COMPLAIN

1. Complain dapat dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
2. Complain hanya di terima untuk peserta yang sudah masuk ke nominasi.
3. Peserta yang melakukan complain harus sudah menyelesaikan seluruh persyaratan administrasi yang diperlukan.
4. Untuk setiap 1 variabel yang dicomplain, peserta di kenai biaya sebesar Rp. 1.500.000,- (Satu Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) berlaku kelipatannya.
5. Apabila peserta tidak membayar, maka complain tidak dapat diterima panitia.
6. Peserta yang tidak mengikuti Technical Meeting tidak dapat melakukan complain.
7. Biaya harus di bayar sebelum melakukan complain dan menulis terlebih dahulu di lembar complain yang telah disediakan.
8. Panitia tidak melayani/menjawab complain peserta yang berkaitan dengan prosedur teknis yang sudah tercantum di dalam regulasi.
9. Peserta yang complain hanya boleh didampingi 1 orang saja (total 2 orang) yang diterima dalam ruang sekretariat.
10. Panitia tidak menerima complain melalui telepon atau surat menyurat.
11. Bukti absensi pada Technical Meeting menjadi syarat diterimanya regulasi terakhir yang disepakati bersama dan akan digunakan panitia sebagai syarat mutlak untuk peserta melaksanakan complain.
12. Apabila complain menuntut pembongkaran kendaraan, maka biaya yang timbul akan menjadi beban pihak yang mengajukan complain.
13. Alasan complain harus jelas dan di tunjukkan kepada siapa serta harus dapat membuktikan bahwa namanya tercantum dalam formulir pendaftaran
14. Apabila diperlukan pihak yang dicomplain akan di panggil untuk memberikan keterangannya
15. Complain tidak dapat diterima apabila diajukan oleh yang tidak berhak atau melewati dari jam yang telah di tentukan.
16. Setiap pengajuan surat complain harus disertai tanda terima dari pihak panitia dengan tertera jam, menit dan tanda tangan penerima surat complain.
17. Dewan juri berhak mendiskualifikasikan peserta bila tidak dapat memenuhi persyaratan/permintaan yang telah ditentukan.
18. Bagaimanapun juga suatu complain tidak akan bisa dijadikan dasar untuk pengulangan penjurian dan perubahan pemenang.
19. Prosedur complain ini bukan untuk merubah hasil lomba.
20. Apabila lebih dari 30 menit setelah pengumuman pemenang panitia tidak menerima complain dari peserta, maka seluruh peserta dianggap telah menyetujui dan mentaati semua hasil lomba yang telah dilaksanakan.
21. Keputusan juri di Auto CLub Contest Molucas adalah mutlak dan merupakan hak penuh dari dewan juri yang tidak dapat diganggu gugat dan panitia tidak bertanggung jawab atas keputusan juri yang independent.